02 November 2019 12:38:45
Ditulis oleh Administrator

SILANTIP DASIN

SILANTIP- SINTEM PENGELOLAAN ARSIP AKTIP  INAKTIP

Dalam rangka pemaparan Niminasi presentase lomba Silantip Kabupaten Tuban Rabo, 30 Oktober 2019 di Gedung Warasmas Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tuban

  1. Tugas, Fungsi Kepala Desa dan Perangkat Desa Dalam SOTK Susunan  Organisasi Pemerintah Desa di Desa Dasin Kecamatan Tambakboyo

 Dasar : I

 Dalam Undang-undang Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2014  Secara eksplisit Pasal 26 ayat (1) mengatur empat tugas utama Kepala Desa yaitu:

  • Menyelenggarakan pemerintahan desa,
  • Melaksanakan pembangunan desa,
  • Melaksanakan pembinaan masyarakat desa; dan,
  • Memberdayakan masyarakat desa. Dengan tugas yang diberikan, Kepala Desa diharapkan bisa membawa desa ke arah yang diharapkan oleh UU ini.

Dan secara social kepala Desa juga bertugas sebagai penanggulangan bencana  dan menjalankan intruksi  Bapak Bupati yaitu ikut serta dalam penanggulangan kemiskinan bagi kaum dzuafa’

Dasar : II

Dalam Permendagri Nomor 84 Tahun 2015 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Pemerintah Desa (SOTK) mulai dari Pasal 6 sampai Pasal 10 di sebutkan bahwa, Kepala Desa dan Perangkat desa mempunyai Tugas dan Fungsi yang di antaranya sebagai berikut :

     Pasal 6 menjelaskan tentang Tugas dan Fungsi Kepala Desa berbunyi :

 (1)    Kepala Desa berkedudukan sebagai Kepala Pemerintah Desa yang memimpin penyelenggaraan Pemerintahan Desa.

 (2)    Kepala Desa bertugas menyelenggarakan Pemerintahan Desa,

melaksanakan pembangunan, pembinaan kemasyarakatan, dan pemberdayaan masyarakat.

   (3)    Untuk melaksanakan tugas   Kepala Desa memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut:

  1. menyelenggarakan Pemerintahan Desa, seperti tata praja Pemerintahan, penetapan peraturan di desa, pembinaan masalah pertanahan, pembinaan ketentraman dan ketertiban, melakukan upaya perlindungan masyarakat, administrasi kependudukan, dan penataan dan pengelolaan wilayah.
  2. melaksanakan pembangunan, seperti pembangunan sarana prasarana perdesaan, dan pembangunan bidang pendidikan, kesehatan.
  3. pembinaan kemasyarakatan, seperti pelaksanaan hak dan kewajiban masyarakat, partisipasi masyarakat, sosial budaya masyarakat, keagamaan, dan ketenagakerjaan.
  4. pemberdayaan masyarakat, seperti tugas sosialisasi dan motivasi masyarakat di bidang budaya, ekonomi, politik, lingkungan hidup, pemberdayaan keluarga, pemuda, olahraga, dan karang taruna.
  5. menjaga hubungan kemitraan dengan lembaga masyarakat dan lembaga lainnya dan tugas tambahan adalah penanggulangan bencana dan penanggulanagan kemiskinan atau dzuafa

 

    Pasal 7 menjelaskan tentang Tugas dan Fungsi Sekretaris Desa yang berbunyi :

(1)    Sekretaris Desa berkedudukan sebagai unsur pimpinan Sekretariat Desa.

(2)    Sekretaris Desa bertugas membantu Kepala Desa dalam bidang administrasi pemerintahan.

(3)    Untuk melaksanakan tugas sebagaimana yang dimaksud pada ayat (2), Sekretaris Desa mempunyai fungsi:

  1. Melaksanakan urusan ketatausahaan seperti tata naskah, administrasi surat menyurat, arsip, dan ekspedisi.
  2. Melaksanakan urusan umum seperti penataan administrasi perangkat desa, penyediaan prasarana perangkat desa dan kantor, penyiapan rapat, pengadministrasian aset, inventarisasi, perjalanan dinas, dan pelayanan umum.
  3. Melaksanakan urusan keuangan seperti pengurusan administrasi keuangan, administrasi sumber-sumber pendapatan dan pengeluaran, verifikasi administrasi keuangan, dan admnistrasi penghasilan Kepala Desa, Perangkat Desa, BPD, dan lembaga pemerintahan desa lainnya.
  4. Melaksanakan urusan perencanaan seperti menyusun rencana anggaran pendapatan dan belanja desa, menginventarisir data-data dalam rangka pembangunan, melakukan monitoring dan evaluasi program, serta penyusunan laporan.

 

 Pasal 8 menjelaskan tentang Tugas dan Fungsi Kepala Urusan (Kaur) bidang Tata Usaha dan Umum, Keuangan dan Perencanaan berbunyi :

(1)    Kepala urusan berkedudukan sebagai unsur staf sekretariat.

(2)    Kepala urusan bertugas membantu Sekretaris Desa dalam urusan pelayanan administrasi pendukung pelaksanaan tugas-tugas pemerintahan.

(3)    Untuk melaksanakan tugas kepala urusan mempunyai fungsi:

  1. Kepala urusan tata usaha dan umum memiliki fungsi seperti melaksanakan urusan ketatausahaan seperti tata naskah, administrasi surat menyurat, arsip, dan ekspedisi, dan penataan administrasi perangkat desa, penyediaan prasarana perangkat desa dan kantor, penyiapan rapat, pengadministrasian aset, inventarisasi, perjalanan dinas, dan pelayanan umum.
  2. Kepala urusan keuangan memiliki fungsi seperti melaksanakan urusan keuangan seperti pengurusan administrasi keuangan, administrasi sumber-sumber pendapatan dan pengeluaran, verifikasi administrasi keuangan, dan admnistrasi penghasilan Kepala Desa, Perangkat Desa, BPD, dan lembaga pemerintahan desa lainnya.
  3. Kepala urusan perencanaan memiliki fungsi mengoordinasikan urusan perencanaan seperti menyusun rencana anggaran pendapatan dan belanja desa, menginventarisir data-data dalam rangka pembangunan, melakukan monitoring dan evaluasi program, serta penyusunan laporan.

 

Pasal 9 menjelaskan tentang Tugas dan Fungsi Kepala Seksi Pemerintahan, Kesejahteraan Rakyat dan Pelayanan berbunyi :

(1)    Kepala seksi berkedudukan sebagai unsur pelaksana teknis.

(2)    Kepala seksi bertugas membantu Kepala Desa sebagai pelaksana tugas operasional.

(3)    Untuk melaksanakan tugas Kepala Seksi mempunyai fungsi:

  1. Kepala seksi pemerintahan mempunyai fungsi melaksanakan manajemen tata praja Pemerintahan, menyusun rancangan regulasi desa, pembinaan masalah pertanahan, pembinaan ketentraman dan ketertiban, pelaksanaan upaya perlindungan masyarakat, kependudukan, penataan dan pengelolaan wilayah, serta pendataan dan pengelolaan Profil Desa.
  2. Kepala seksi kesejahteraan mempunyai fungsi melaksanakan pembangunan sarana prasarana perdesaan, pembangunan bidang pendidikan, kesehatan, dan tugas sosialisasi serta motivasi masyarakat di bidang budaya, ekonomi, politik, lingkungan hidup, pemberdayaan keluarga, pemuda, olahraga, dan karang taruna.
  3. Kepala seksi pelayanan memiliki fungsi melaksanakan penyuluhan dan motivasi terhadap pelaksanaan hak dan kewajiban masyarakat, meningkatkan upaya partisipasi masyarakat, pelestarian nilai sosial budaya masyarakat, keagamaan, dan ketenagakerjaan.

 

Pasal 10 menjelaskan tentang Tugas dan Fungsi Kepala Urusan Kewilayahan / Kepala Dusun (Kadus) berbunyi :

(1)    Kepala Kewilayahan atau sebutan lainnya berkedudukan sebagai unsur satuan            

tugas kewilayahan yang bertugas membantu Kepala Desa dalam pelaksanaan tugasnya di wilayahnya.

(2)  Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) Kepala Kewilayahan/Kepala Dusun memiliki fungsi:

  1. Pembinaan ketentraman dan ketertiban, pelaksanaan upaya perlindungan masyarakat, mobilitas kependudukan, dan penataan dan pengelolaan wilayah. Mengawasi pelaksanaan pembangunan di wilayahnya.
  2. Melaksanakan pembinaan kemasyarakatan dalam meningkatkan kemampuan dan kesadaran masyarakat dalam menjaga lingkungannya.
  3. Melakukan upaya-upaya pemberdayaan masyarakat dalam menunjang kelancaran penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan.

Inilah pemaparan tentang Tugas dan Funsi dari pada Kepala desa dan Perangkat desa sesuai isi dari Permendagri Nomor 84 Tahun 2015 tentang SOTK yang di sesuaikan dengan peraturan pemerintah Nomor 6 Tahun 2014 Tentang Desa.

 

  1. PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT  MASUK

1.Pengertian Surat Masuk

Surat masuk adalah semua surat yang diterima oleh suatu Lembaga Pemerintah maupun perusahaan atau organisasi yang berasal dari pihak lain, baik itu perorangan maupun perusahaan/ organisasi.

Jadi Surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima oleh suatu instansi pemerintah. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan, pengelolaan surat masuk dipusatkan di bagian tata usaha atau sekretariat ( Sekdes). Oleh karena itu, jika seorang Perangkat Desa , dari bagian mana pun, menerima surat masuk dari instansi luar maka langkah pertama yang harus dilakukan adalah menyerahkan surat masuk itu pada bagian tata usaha atau sekretariat.

  1. 2. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk:
  2. Penerimaan

Tugas penerimaan adalah :

1) Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk,

2) Meneliti ketepatan alamat sipengirim surat,

3) Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian,

4) Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat     telah diterima.

  1. Penyortiran

    Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa, rutin dan rahasia. Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengolahan lebih lanjut.

  1. Pencatatan

Setelah surat dicatat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan.

  1. Mengagendakan surat masuk.

Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar kedalam buku agenda (buku harian). Buku ini bisa disebut BukuAgenda Masuk (Daily Mail Record). Petugasnya dinamakan agendaris(mail clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk

  1. Pengarahan dan penerusan

     Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan diteruskan       

     kepada pejabat yang berhak mengolahnya.

  1. Penyampaian surat

    Penayampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang  dilaksanakan dengan langkah- langkah sebagai berikut:

1) Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku EkspedisiIntern.

2)  Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi kepada pejabat yangbersangkutan.

3)  Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda untuk dicatat dalam buku pengarahan.

  1. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk

Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh unit pengolah     dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku untuk kantor tersebut.

Langkah - langkah Pengelolaan Surat Masuk:

  1. Menyortir atau memisahkan
  2. Membuka surat
  3. Mengeluarkan dan mumbuka isi surat
  4. Membaca dan memberi catatan
  5. Menyampaikan surat kepada pimpinan
  6. Membagikan surat.

 

  1. PENGELOLAAN SURAT KELUAR
  2. Pengertian Surat Keluar

Surat keluar adalah semua surat yang dibuat/ dikeluarkan oleh suatu Lembaga Pemerintah ,perusahaan atau organisasi untuk diberikan kepada pihak lain, baik kepada perorangan maupun perusahaan/ organisasi.

Jadi Surat keluar adalah semua surat dinas dari desa yang diterima oleh suatu instansi pemerintah atau perorangan. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan, pengelolaan surat keluar dipusatkan di bagian tata usaha atau sekretariat ( Sekdes). Oleh karena itu, jika seorang Perangkat Desa , dari bagian mana pun, mengelurkan surat maka langkah pertama setelah surat ditandatangani yaitu menyerahkan surat keluar pada bagian tata usaha atau sekretariat.

  1. Prosedur pengelolaan surat keluar:
  2. Pembuatan konsep surat

   Disusun sesuai bentuk surat yang benar atau yang dikehendaki pimpinan.

  1. Pengetikan

   Apabila konsep surat telah mendapat persetujuan dan memperoleh kode atau nomor surat, diserahkan kepada unit pengolah. Kemudian kepala unit pengolah harus tekun dan teliti mentaklik hasil pengetikan konsep surat hingga konsep surat itu menjadi bentuk surat (Net Surat),setelah melalui koreksi kesalahan.

  1. Mengetik surat dalam bentuk akhir

Konsep yang telah disetujui pimpinan kemudian diketik dalam bentuk akhir pada kertas berkepala surat atau kop surat.

  1. Penandatanganan

Net surat itu kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang berwenang untuk menandatangani.

  1. Pencatatan

    Dalam pencatatan ini, kegiatan – kegiatan yang dilakukan yaitu sebagai  berikut :

  • Net surat yang telah ditandatangani, dicap disertai kelengkapan lainnya, seperto  (Lampiran dan amplop)
  • Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal oleh petugas yang          

          disebut verbalis.

 3) Surat dinas setelah selesai dicatat dalam buku verbal, kemudian surat    tersebut siap untuk dikirim.

 Langkah-langakah Pengelolaan Surat Keluar:

  1. Menerima pendektean surat atau konsep tertulis dari atasan secaralangsung dan  tidak langsung.
  2. Membuat konsep dengan tulisan tangan.
  3. Mencatat pada buku registrasi surat keluar (buku agenda surat keluar).
  4. Mengetik konsep surat.
  5. Mengetik surat dalam bentuk akhir
  6. Meminta tanda tangan pada pimpinan
  7. Mengecek surat yang akan dikirim
  8. Mendistribudikan surat.

 

MENGARSIP SURAT (Filling)

            Filing   adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan –bahan secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan. Ada lima sistem diantaranya :

  1. Sistem Abjad

Sistem Abjad adalah suatu sistem penyimpanan yang didasarkan atas urutan abjad, jadi pemberian kode warkat yang akan disimpan dalam arsip dengan menggunakan abjad A – Z. Kode abjad tersebut diindeks dari nama orang, organisasi atau badan lain yang sejenis.

  1. Sistem Pokok Soal ( Subyek )

       Sistem pokok soal ( subyek) adalah penyimpanan arsip yang didasarkan atas                        

       perihal    surat ( pokok soal isi     surat ).

  1. Sistem Tanggal (Kronologis )

Sistem tanggal  ( kronologis ) adalah penyimpanan yang didasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat.

  1. Sistem Nomor ( numeric filling )

Sistem Nomor dalam penyimpanan arsip dimasudkan, bahwa arsip yang akan disimpan di beri Nomor kode dengan angka – angka.

  1. Sistem Wilayah

Penimpanan arsip yang didasrkan atas sistem wilayah  adalah penimpanan yang dikelompokan atas wilayah – wilayah tertentu.

  1. PENJELASAN SINGKAT PROSES PENGOLAHAN SPJ KEUANGAN SETELAH SELESAI TAHUN ANGGARAN DAN TELAH DIAUDIT

Pengelolaan keuangan setiap desa berbeda-beda dan angaaran keuangan desa mengikuti anggaran yang telah ditetapkan dalam anggaran dan pendapatan desa-APBDes. Dalam satu tahun desa diaudit satu atau dua kali bahkan sering kali dalam satu tahun lebih dari dua kali audit. Auditor yang sering mengevaluasi kegiatan penyelenggaraan pemerintahan desa, pembangunan, pembinaan kemasyarakatan, dan pemberdayaan dari BPK Kabupaten, BPK Provinsi juga BPK Pusat.

Dalam pengarsipan sering terkendala waktu disebabkan tidak ada kepastian dalam mengaudit keuangan desa, sehingga tidak dapat dipastikan kapan arsip keuangan tersebut dapat dikelompokkan, untuk melakukan pengarsipan dengan baik.

Langkah-langkah Pengelolaan SPJ.

SPJ keuangan anggaran desa masuk dalam arsip inaktif. Langkah-langkah yang ditempuh adalah:

  1. Pemilahan arsip

Arsip dipilah berdasarkan kegiatan yang sama, sumber dana, waktu (semester I dan II).

  1. Pengelompokkan

Arsip dikelompokkan berdasarkan anggaran.

  1. Deskripsi

Semua arsip yang telah dipilah dan dikelompokkan dibuat arsipnya kemudian dicatat dalam lembar daftar arsip atau buku agenda yang didalamnya memuat nomor, kode, uraian tanggal, jumlah, keterangan.

  1. Pembungkusan

Arsip yang telah dicatat kemudian dibungkus menggunakan kertas pembungkus arsip (kertas kissing). Kertas yang digunakan untuk membungkus arsip bertujuan untuk mejaga keutuhan arsip.

Setelah dibungkus arsip diberi nomor pada bagian pojok kanan atas sesuai dengan nomor yang ada pada daftar arsip sementara. Pemberian nomor pada arsip tersebut bertujuan untuk mempermudah dalam penemuan kembali arsip sehingga diperlukan agar tidak terjadi kesalahan pemberian nomor.

  1. Penyimpanan dalam box

Arsip yang telah dibungkus dengan menggunakan kertas kissing yang telah diberi nomor definitif dimasukkan dalam box arsip, kemudian pada box arsip ditulis label informasi arsip, kode arsip dan nomor urut arsip sesuai dengan nomor arsip yang tersimpan didalamnya. Ukuran box yang digunakan sesuai dengan box dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Tuban. Arsip yang sudah dimasukkan dalam box ditempatkan pada rak arsip. Rak yang disediakan ditaruh diruangan record center.

  1. Pengamanan

Kegiatan pemeliharan dan perawatan sangat menunjang sehingga di desa kami menempatkan staff untuk menjaga dan merawat.

  1. PEMBUKTIAN PERBAIKAN HASIL REVIEW SETELAH PENILAIAN LAPANGAN BESERTA BUKTI PENDUKUNG YANG DIPERLUKAN
  2. Dokumen jual beli tanah sudah disimpan di brankas dan ditata rapi.
  3. Arisp 2017 sudah dikasih definitif dan dikelompokkan berdasarkan kode kerasipan.
  4. Tata naskah Arsip tahun 2016 dan 2017 sudah ditata rapi berdasarkan nomor kode dan nomor urut. Dan diletakkan ditempat penyimpanan arsip.
  5. Semua arsip baik aktif maupun inaktif sudah di input sesuai aplikasi SILANTIF – Sistem Pengelolahan Arsip Aktif Inaktif

 Inilah pemaparan Kami  Kurang Lebihnya  Mohon  Mohon Maaf

 WASSALAM MUALAIKUM WR.WB SEKIAN

DAN TERIMA KASIH

PEMDES DASIN



image
Gambar Tambahan 1 Lihat Gambar
image
Gambar Tambahan 2 Lihat Gambar
image
Gambar Tambahan 3 Lihat Gambar
Kategori

Bagikan :

comments powered by Disqus